写邮件太慢？ChatGPT 一键搞定职场邮件的 12 个万能模板

无论是职场新人还是老手，写邮件永远是最耗时的工作之一：
要专业、要礼貌、要结构清晰、语气还不能太生硬。

好消息是——
你完全可以用 ChatGPT 做你的 职场邮件自动化助手。
下面 12 个万能模板覆盖几乎所有办公场景，让你 1 分钟搞定原本 10 分钟才能写好的邮件。

1. 回复确认邮件（最常用）

模板：
“请帮我生成一封职场邮件，用专业简洁语气，内容是：我已收到对方资料，并会在 X 时间前完成处理。”

用途：汇报、确认接收、对接需求。

2. 催进度邮件（礼貌但有力度）

模板：
“请生成一封礼貌但能促使行动的催办邮件，内容是：提醒对方在 X 时间前提交资料。”

适合跨部门合作、供应商沟通。

3. 申请协助/资源支持

模板：
“请帮我写一封申请支持的邮件，包含：背景、问题、我需要的协助、预期完成时间。”

沟通更清晰，也更容易获得支持。

4. 向客户发送专业回复

模板：
“请用专业但友好的语气，帮我写一封给客户的回复邮件，内容包括：感谢、问题回应、下一步行动。”

客户沟通必备。

5. 提交工作成果（周报/文件/报告）

模板：
“请帮我写一封提交成果的职场邮件，包含：文件说明、亮点总结、可查看的重点段落。”

比直接“请查收”更专业。

6. 表达拒绝但不伤感情

模板：
“请生成一封委婉拒绝的职场邮件，结构：表达感谢 → 提出限制条件 → 给替代方案。”

适合拒绝不合理需求、超范围请求。

7. 跟进会议纪要（让对方无法逃避责任）

模板：
“请帮我写一封会议纪要邮件，包含：会议摘要、决策内容、责任人、Deadline。”

一封邮件胜过十句口头沟通。

8. 向领导请示（清晰、简短、可决策）

模板：
“请生成一封向领导汇报/请示的邮件，结构：背景 → 情况 → 风险 → 建议方案 A/B → 请求决策。”

领导最喜欢这种格式。

9. 表达感谢（合作、支持、资源）

模板：
“请帮我写一封真诚但保持专业距离的感谢邮件，用于感谢对方的协助或资源支持。”

不会过度热情，但足够表达尊重。

10. 通知事项（内部/跨部门）

模板：
“请用简洁易读格式写一封通知邮件，包含：事项背景 → 关键信息 → 影响范围 → 行动指引。”

适合制度变更、流程更新、项目上线。

11. 投诉/反馈邮件（保持专业不情绪化）

模板：
“请生成一封保持专业与理性的反馈邮件，表达问题、影响、期待改进方向。”

让你表达不满但不冒犯对方。

12. 商务合作邀约（高质量模板）

模板：
“请帮我写一封商务合作邀请邮件，语气正式，结构：自我介绍 → 合作价值 → 合作方式 → 下一步建议。”

适合 BD、销售、市场人士使用。结语：不会写邮件？那是因为你没用对 ChatGPT

真正会用 ChatGPT 的人早就把它当成：

• 邮件文案助理
• 职场沟通优化器
• 商务写作外脑