不会写邮件？用 ChatGPT 套 5 个模板就够了（附示例）

1. 职场专业邮件模板（适合大多数场景）

适用：对内沟通、项目跟进、协作信息同步。

Prompt 模板

“请根据以下信息生成一封专业、简洁、结构清晰的工作邮件，格式包含：

• 称呼
• 背景说明
• 主要内容（用列表）
• 需要对方做的事情
• 截止时间（如有）
• 结尾礼貌语
  邮件信息：______。”

示例

主题：关于本周项目进度的同步

• 背景：团队需要对齐开发进度
• 主要内容：三个模块完成情况
• 我需要对方：确认时间节点
• 截止时间：本周五收集回复

ChatGPT 输出会像你身边的“专业助理”。

2. 委婉催办邮件模板（不会得罪别人）

适用：催资料、催确认、催回复、催进度。

Prompt 模板

“请写一封礼貌且不施压的催办邮件，语气友好但明确，需要包含：

• 表示理解对方繁忙
• 再次说明任务重要性
• 提醒截止时间
• 如需帮助可随时联系
  需催办的事项：______。”

示例

主题：温馨提醒—关于合同审核的进度

请帮我写得礼貌、不紧迫、易接受。

3. 道歉邮件模板（避免尴尬）

适用：失误、延误、误会、错误信息等情况。

Prompt 模板

“请写一封真诚、简短、负责的道歉邮件，包含：

• 明确道歉
• 说明原因，但不推卸
• 提供解决方案
• 表达改进承诺
  事件背景：______。”

示例

因我延迟提交文档导致团队排期受影响，请按模板写一封合适的道歉邮件。

4. 礼貌拒绝模板（不伤关系）

适用：拒绝合作、拒绝申请、拒绝资源申请、拒绝不合理要求。

Prompt 模板

“请写一封委婉、尊重、清晰表达立场的拒绝邮件，包含：

• 感谢对方
• 简要解释无法答应的原因
• 提供替代方案（如有）
• 保持合作空间
  拒绝的内容：______。”

示例

我需要拒绝一个外部合作，但希望保持良好关系。

5. 正式对外沟通邮件模板（最“像专业人士”的风格）

适用：客户沟通、供应商联络、商务洽谈。

Prompt 模板

“请生成一封正式、专业、条理清晰的对外沟通邮件，格式包括：

• 专业称呼
• 说明联络目的
• 提供完整信息（用条目）
• 提出明确需求或下一步动作
• 表达合作期待
  背景信息：______。”

示例

需要联系合作伙伴确认项目排期，请写一封正式但不生硬的邮件。

总结

写邮件最难的是：语气拿捏、结构专业、表达清晰。
用这 5 个模板，你可以轻松搞定绝大多数职场邮件，包括：

• 项目沟通
• 信息同步
• 催办确认
• 商务合作
• 道歉与拒绝

ChatGPT 的作用不是“替你写”，而是让你输出的每一封邮件都更专业、更精准、更省时。